דאטה זה כוח. אך כידוע לכולנו, לא ניתן לנצל את מלוא הפוטנציאל הטמון בו בצורתו הגולמית – יש לכרות, לעבד, לפענח ולהפיק ממנו תובנות עסקיות.
בעשור האחרון, עם כניסתן של טכנולוגיות AI ו-Machine Learning ארגונים רבים השכילו לנצל את הנתונים ששמרו במשך שנים רבות, לנתח אותם ולבצע החלטות עסקיות מבוססות נתונים.
הארגון בעולם הדיגיטלי החדש אינו מסתמך על תחושות בטן; המידע קיים אצלו, הוא יכול לשלוף אותו בקלות ובמהירות מבלי לבזבז זמן יקר, וכן לבצע מהלכים מבוססי נתונים בזמן אמת. אז מדוע ארגונים וחברות רבים עדיין משתרכים מאחור? קבלו את 5 הטעויות שארגונים וחברות עושים בניהול הדאטה שלהם.
טעות ראשונה – לא להשכיל לנהל, לעבד, לפענח ולטייב את ים המידע שמתקבל בארגון
איתור מסמכים מידע הוא “גזלן הזמן” הגדול ביותר בחברות ובארגונים. כיום, ארגונים מנהלים את הקשר שלהם עם לקוח הקצה באמצעות הדיגיטל, אך רבים מהם לא משכילים להטמיע מערכות שיטפלו בכלל הדאטה שמתקבל בארגון. קופות חולים, בנקים, ארגונים ממשלתיים, משרדי רו”ח, משרדי עו”ד מתמודדים עם כמות DATA אדירה על בסיסי יומי. כאשר מרבית המידע מועבר במייל, ללא מערכת חכמה ומתקדמת, משאבים רבים מנותבים לפעולת אחזור המידע, לרבות התערבות אנושית, בקנה מידע שמסוגל להיות נטל של ממש על הארגון.
כיום, ישנן מערכות מתקדמות אשר מסוגלות לפענח ולטייב מידע כמו מסמכים, תמונות, וידאו ואודיו, באופן אוטומטי ובאמצעות שלל טכנולוגיות חדשניות, בהן AI. בנוסף, המערכות הללו יודעות כיצד לתייק את ה-DATA, להשחיר מידע רגיש או מסווג ולשלוח אותו לצד שלישי רלוונטי. מדובר במהלך משמעותי עבור ארגונים וחברות שבהחלט משתלם בטווח הארוך והקצר: ייעול תהליכי עבודה, חסכון בזמן עבודה, הנגשת המידע ללקוחות ולמשתמשים, שיפור השירות באופן משמעותי – אלו הם רק חלק מהיתרונות העצומים של המהלך.
אפריים רייך יו”ר אימג’סטור מערכות: “כולם מדברים על AI ועל ML בארגונים גדולים. אנחנו כבר עושים את זה מזמן! גם בארגונים בינוניים וקטנים יותר. ארגונים מייעלים את הזמן ואת המשאבים שלהם באופן משמעותי. כל ארגון או משרד שביצענו את העבודה עבורו, מדווח על שיפור של עשרות אחוזים ברמת השירות שהוא מעניק ללקוחותיו, ויתרה מכך – חל גם שיפור עצום בשביעות הרצון של העובדים, והארגון חוסך הרבה כסף.
טעות שנייה – בחירה בפתרון שלא עונה על צורכי הארגון
ישנם אינספור פתרונות לניהול מידע בשוק. איך בוחרים את הפתרון הנכון לארגון שלכם? ובכן, זה תלוי בצרכים שלכם, וכידוע – הצרכים משתנים מארגון לארגון. פתרונות זולים יחסית לניהול מידע בענן, לצורך העניין, כנראה לא יענו על כל הצרכים של הארגון, ובטח לא על אלה שאפילו לא ידעתם שיש לכם – או שיהיו לכם, ככל שהזמן יעבור. לכן ההמלצה היא ללכת על פתרון Custom Made, עם חברה שתוכל ללוות אתכם באופן צמוד לאורך התהליך, וכן להתאים את הפתרון לצרכים המשתנים, ככל שתגדלו או תזדקקו ליכולות אחרות.
לפי רייך, “גם משרדים קטנים ובינוניים אוספים המון מידע. אנחנו בונים עבורם פתרונות יצירתיים, נוחים וזולים כך שיוכלו לחסוך בנדל”ן, בכוח אדם, ובעיקר לייצר נגישות מיטבית ומרבית למידע הרב שלהם”.
טעות שלישית – היערכות לא מספקת למעבר למערכת מתקדמת לניהול מידע
רגע לפני שאתם נכנסים לתהליך המורכב של מעבר למערכת מתקדמת לניהול מידע, הפעולות הבסיסיות והקריטיות שעליכם לבצע הן מיפוי המידע, זיהוי צורכי הארגון ובחירת פתרון הוליסטי מתקדם שיענה על כל אלה. ישנם לעתים קשיים בהטמעת הפתרונות בארגון; מוצרים טכנולוגיים מסוימים לעתים מספקים פתרונות “צרים”, שאינם מצליחים לתת מענה לכל צורכי הארגון, וכל זאת לאחר תהליך תכנון והטמעה מורכב וממושך, כזה שדורש היקף השקעה משמעותי וגוזל משאבים רבים.
“האתגר הגדול שאני חווה מול הלקוחות שלנו הוא החשש בין אינטגרציה בין הדאטה הישנה לחדשה. רק מקומות מיומנים ומקצועיים שעובדים עם הטכנולוגיות החדשות יכולות לגשר על כך היטב”, אומר רייך.
טעות רביעית – לא לזהות את מה שנמצא ממש מתחת לאף שלכם: פתרון כחול-לבן
כולנו רוצים לתמוך בטכנולוגיות ישראליות, אך במקרה הזה – אתם המרוויחים העיקריים. בראש ובראשונה זה פשוט נוח: להרים טלפון לאיש או אשת הקשר בחברה, לנהל שיחה בעברית, לתאם ציפיות ולהבהיר מה הצרכים. אך זו ממש לא הסיבה היחידה; אם הנתונים שלכם הם בעברית, אתם זקוקים למערכת שמבינה את השפה ברמה הגבוהה ביותר. כשאתם מבצעים דיגיטציה לטקסטים (מודפסים או בכתב יד), לאודיו, לווידאו ולשאר סוגי הקלט, הפתרונות של ענקיות הטק העולמיות פשוט לא מדויקים מספיק. לכן, עדיף שלא תרחיקו בחיפוש אחר מערכת לניהול מידע; מעבר לעובדה שהמעבר יהיה נוח יותר וקל לתפעול, כנראה שבשורה התחתונה פתרון כחול-לבן יהיה טוב יותר עבור הארגון שלכם.
לפי רייך, “בישראל יש את הטכנולוגיות הכי טובות בעולם בפיענוח קול ותמונה וגם בחילוץ יישויות והשחרה של דברים מסווגים. ישראל יודעת לעשות באופן המקצועי ביותר בעולם את העבודה הזו”. אך טכנולוגיות זה לא הכול, וגם להון האנושי יש חשיבות רבה. “טכנולוגיות יכולות לכסות 95% מהעבודה. 5% הנותרים מאוד קריטיים. ולכן אני ממליץ לבחון גם מי עושה את העבודה ולמי יש את הניסיון ואת הצוות הכי מקצועי, מהימן ומנוסה”, הוא מוסיף.
טעות חמישית – ניירת ניירת ועוד ניירת (כן, גם היום)
תתפלאו, גם בעולם הדיגיטלי החדש, ארגונים רבים שומרים את הדאטה שלהם – בארון המסמכים. המשמעויות לכך הן רבות: בזבוז זמן רב של עובדים בחיפוש מסמכים פיזיים, המידע אינו נגיש ברמה מספקת ללקוחות, קרקע פורייה לטעויות אנוש, בזבוז עצום של נדל”ן – שכן לרוב המסמכים האלה יכולים לתפוס חדרים שלמים.
האופן האופטימלי בו ניתן לנהל את המידע הוא באמצעות תהליך דיגיטציה יעיל וחלק של המידע הפיזי. מעבר לניהול המידע וניתוח התוכן, קיים צורך מרכזי נוסף והוא זיהוי המידע ממסמכים מובנים וכאלה שאינם מובנים, יכולות סיווג אוטומטיות וכמובן – שליפת הנתונים במהירות וביעילות – לרבות איתור ישויות, דבר החוסך זמן יקר עבור חברות וארגונים שתלויים במידע המנוהל עבור עבודתם השוטפת.
ביצוע טרנספורמציה דיגיטלית לארגון ומעבר למערכת ניהול מידע חדשה הוא כאמור תהליך מורכב, אך כשהוא נעשה באופן נכון ומחושב, מדובר במהלך אסטרטגי שיאפשר לארגון להתייעל משמעותית, לצמוח ובסופו של דבר – להשיג יתרון רב על פני המתחרים.
חברת אימג’סטור מערכות בע”מ הוקמה בשנת 1991 והיא כיום הגדולה והמובילה בתחום ניהול המידע והנגשתו בישראל. לחברה 5 סניפים בפריסה ארצית, בהם מועסקים כ-450 עובדים במגוון רחב של פרויקטים. כחלק ממדיניות אימג’סטור למעורבות חברתית, החברה מעסיקה עובדים ממגוון אוכלוסיות: נשים וגברים, עולים חדשים, ערבים ויהודים, חרדים ואנשים עם מוגבלויות. מלבד הסניף הראשי בפתח תקווה, פועלים 4 סניפים נוספים ביישובי הפריפריה: בטבריה, ערד, קריית גת ובמודיעין עילית.
לאתר החברה, היכנסו: https://imagestore.co.il/